行動を変えることで仕事ができない私が変わった8つの方法

私が働き始めての頃、何気ない日常の中で、ちょっとだけ行動を変えることで、自分の行動パターンを把握して、ミスが減ったり、仕事がスムーズになったりしました。行動を変えて、自分を変える8つの方法です。

img_9525

フランクリン・プランナーの手帳に変えた

私は、働き始めのころは、一般的なノート型の手帳を使っていましたが、上司の強制的な指示で手帳を変えました。

・システム手帳=ルーズリーフのようにページ差し込み型であること

・バインダーは何十年も使えそうなしっかりとした革製のものであること

・時間でスケジュール管理ができる、スケジュールリフィルを使うこと

・仕事のメモや書き込みは、この手帳一冊にまとめること

という一方的な上司の命令が下され、私はここ10年「フランクリン・プランナー」の手帳を愛用しています。結果、手帳を変えてよかったです。

「フランクリン・プランナー」は、一般的なリフィルよりも幅広にできていて書きやすく、ビジネススキル向上のための工夫がたくさん取り入れられているところも気に入っています。

手帳には、30分毎に1日のスケジュールを管理し、やることメモ、打ち合わせ内容、疑問に思ったこと、思いついたことなど、なんでもこの手帳一冊にまとめます。よく付箋に書いたりノートを別で用意する人もいますが、私はすべて手帳に書き込むことをおすすめします。後日、仕事内容を反省したり、打ち合わせ内容を振り返ったりするときに便利だからです。

ページがかさばってきたら取り外しが可能なので、古くなり見直しもしないページはどんどん抜きます。

バインダーは革製の品質が良いものを買いました。ビジネスマンは外見からです。持ち歩くものはいいものを使うといい出会いがあると言われています。名刺入れや手帳カバー、靴などもそうですね。質が良く長持ちするものを最初に揃えたほうがいいと思います。

フランクリン・プランナーについてはこちらから↓

スケジュールを30分刻みで計画し行動した

1日の仕事のスケジュール管理は、30分刻みです。特に情報収集やデータ入力など時間を区切らないとグタグタになってしまう内容は特に時間を決めてやったほうがいいです。

仕事ができない人ほど、人よりも業務スピードを意識した行動が大事です。そして時間を短縮できた分は、ミスが起きないように、再確認をしたり、自分のやった仕事を見直す時間に使います。

スケジュールの徹底管理はスピードと質の両方を向上させる最優先事項です。

やることメモを細かく書いた

普通の営業マンなら、「やることメモ」知ってますよね。できない人ほど、やることメモを付けてると思います。仕事ができないうちは、自分のやることがわからないし、根本的に頭から抜け落ちてるので、やることメモに書くまでに至らず、「やることたいしてないけど」状態になってませんか?

私はなってました、、、。

そんな人は、とにかく細かくやることを書くことです。毎日やっていれば、やることメモに書き忘れた”やらなきゃいけなかったこと”もわかるようになってきます。

ミスを経験すれば、あの時、再確認するの忘れてて失敗したんだよなぁ~を繰り返しだんだん自分のミスの原因がわかってくれば、やることメモの質も上がっていきます。

例えば、

・印刷会社に電話する。確認事項は、部数と納品先

・クライアントに9:00メールする。スケジュールと予算→返事なければ16:00に確認電話する

・13:00〇〇の打ち合わせ。提案内容まとめる→議事録作成

と、なんでもかんでも書き込むことを心がければ、ミスの発生が少しずつ減っていくはずです。

やったことメモを書いた

やることメモを書くなら、「やったことメモ」も書きましょう。

例えば、

・印刷会社に電話する。確認事項は、部数と納品先

 ⇒100部、〇〇会社〇〇支店に納品

・クライアントに9:00メールする。スケジュールと予算→返事なければ16:00に確認電話する

⇒メールOK、返事あり

・13:00〇〇の打ち合わせ。提案内容まとめる→議事録作成

⇒提案2案、疑問点:なぜ〇〇なのか

という感じに簡潔にやってことを書いておきます。そうすると、仕事が重なったときでも頭の整理がつき、「あれなんだったっけ?」と思ったときでもすぐに確認することができます。

上司に不意を突かれ質問されたときでもすぐに返答できますね。

細かく書き留めることは、最初はとても面倒で無駄なことと思いがちですが仕事になれるまでやったほうがいいです。こんなちょこっと書き留めるくらいならすぐに慣れて苦にならなくなります。

なんでもいいから「?」を見つけ、質問力を上げた

仕事ができない人の最大の難点が、「分からない事が分からない」ことです。もしくは「分からない事を分からないままにしておく」癖があります。

それを解決するには、疑問を生じさせ、課題を発見することです。なんでもいいから「?」のつく事を書き留めてみることです。打ち合わせ時やちょっとした会話の中でも、疑問や質問が発生しないことはほとんどの場合ありません。無理にでも、より多くの質問事項を見つけてみてください。

ただ、大事な会議の場でレベルの低い質問すると「くだらない質問するな!」と怒られます。私も経験済み(しかも何度も)なので、そのへんは、場数を踏めばニュアンスがわかってくると思いますが、、、、。

ミスがでそうな予感がしたら先に上司に報告した

ミスが多い人ほど、ミスが起こる前ってなんとなくヤバいってわかりますよね。

「この状態じゃ、締め切りまで絶対間に合わないぞ・・・」とか、

「前回出した見積もりのデータがない。数字がわかんないけど早く出さなきゃ」などなど。

1人で焦って、困って、自分で考えた挙句、とりあえず乗り切ろう、となると必ずミスが起きます。

ミスは起きた後ではどうしようもないですが、起きる前なら解決策があります。ただ1人では解決できないことがほとんどです。

ミスは解決するのが重要なのではなく、事前にミスを起こさないことが重要です。

ミスが発生し顧客に迷惑をかけて売上がなくなるより、ミスが発生する前に上司に報告し、社内で迷惑をかけたほうが100倍マシです。

ミスを隠して自分だけで解決しようと頑張るよりも、ミスを事前に報告し謝ることができる勇気のほうが、リスペクトされます。

歩くのも食べるのも人より早くなった

女子ってゆったりちょこちょこ歩いたり、食べるのも小さなおくちで少しずつ食べてるのって可愛らしいですよね。仕事で成長したければ、そんなのはプライベートのみで十分です。

業務をスピーディに進行させることを心掛けているのに、トボトボ歩いて、ダラダラ食べてるとテンション上がりません。せっかく密度の高いスケジュールで仕事しているのに、ふとした瞬間に気持ちが抜け落ちてはもったいないです。

背筋を伸ばして淡々と歩くことを心掛けること。たくさんガツガツ食べて力をつけること。

自分の人生は無限ではありません。今日より明日、明日より明後日を充実させたいなら、時間を意識するが大切です。

「七つの習慣」を何度も読んだ

七つの習慣は私のバイブル。最初は難しいかもしれませんが、何度か読めば、自分に置き換えて、読むこと可能になってくると思います。本の内容にピンとこない人、こんなの当たり前だと感じている人もいると思いますが、七つの習慣すべてができている人のほうが少ないはずです。

ぜひおすすめします。

七つの習慣をどう仕事レベルに落とし込んでいくかについてはまた後日お伝えできればと思います。