仕事のミスは小さいものから会社の存続に関わる大きなミスまで、これまた業界や職種によっても様々ですが、私はずっと営業職でしたから、クライアントに契約をきられたり、発注ミスなど、いろいろなミスを多く経験しています。あなたも仕事でミスがあったからこの記事を読んでくれてると思いますが、当然、ミスがあるとへこみますよね。
そんな、ミスが多い人が意識して変えると良い思考法をご紹介します。
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仕事でミスが多かった私がたくさん経験して分かったこと
私も、数々のミスを経験してきました。
- ミスが多くクライアントに担当を外れてくれと言われた
- 印刷された冊子に掲載してある、会社の電話番号が間違っていた、確認ミス
- クライアントに提出する見積もりを、自社の利益が見えた状態で送ってしまった送信ミス
- 写真撮影で行ったところが工事中だった、発注ミス
など、本気でヤバかった事もたくさんあるし、
- データ入力で数字が間違っていた確認ミス
- 納品場所が間違っていた発注ミス
- 業者に発注したものが時間内に提出されない発注ミス
などなど、小さなミス（でも結構ヤバい）まで、数えきれないくらいあります。
上司から「なんでできないんだよ！ちゃんとやれよ！」と言われて、『ちゃんとやってるつもりなんだけど！なんでできなんだよって、逆にこっちが聞きたいわ。』なんて思ったりしてました。
「どうしたらできるようになるんだ？」と言われて「わかりません。」と答えると、そのまま素直に返答したのがムカついたのか、「おまえなめてんのか！」と言われ、結局のところ解決策を探すのは自分でした。
ミスを減らすには、自分の思考パターンや行動パターンを把握し、自分で対策していかなければなりません。
では、人はなぜ繰り返しミスを発生させてしまうのでしょうか。
仕事でミスが多い人はリスク管理能力の欠如が原因
ミスが多い人の特徴としては、
・自分のやってることに危機感を持てと言われるけれど、ホントのとこ「危機感ってなんだよ」と思っている。
・ミスを防ぐ行為（確認・対応）が重要なものだと気づかず、日常業務の中で素通りしてしまっている。
・ミスをしないように1人で解決することが正義だと思っていて、他人の力を借りることが良くないことだと思っている。
上記のような人は、言うなれば「リスク管理能力」にかけています。
では、リスク管理能力を高め、ミスを減らすにはどうしたらいいでしょうか。
仕事でミスが多い人が改善するべき具体的な方法
ミスを減らすポイントは3つあります。
業務に対して「緊急度」と「重要度」を認識する
ミスをしてしまう人が陥りがちな状況が、常に慌ただしく、”すぐに対応しなければならない緊急性の高い業務”ばかりに集中し、日々過ごしていることにあります。
すぐに対応しなければならない緊急性の高い業務の一例としては、
- 電話対応（電話を保留で待たせる人はまずいないと思います。すぐ対応しますね）
- クレーム処理、ミスの処理（苦情があればすぐに対応することが求めれています）
- 締め切り間近の仕事（締め切り間近なら、かなりバタバタとしてますね）
などです。
これらの緊急性の高い業務をバタバタとこなすことで、満足してしまっていることが多いです。
ひとつひとつの業務には、「緊急度」と「重要度」があります。
それぞれ種類わけすると4パターンあることが分かります。
ミスが多い人は、業務の事柄に対して、緊急度と重要度の認識ができていないことが原因のひとつです。
さらに、「緊急度が低く、重要度が高い」業務に集中できていません。
ミスした後の事柄はだいたい「緊急度が高く、重要度も高い」仕事に切り替わります。そして、そのミスを処理している間に、やらなければならない重要度の高い業務に穴が開き、その業務からもミスが発生します。
常に「緊急で重要な業務」で溢れかえっていて、ミス多発地帯で負のスパイラルに陥っているパターンになっていることが多いです。
そういう人が、ミスを少なくしていくためには、
「緊急度が低く、重要度が高い」業務にもきちんと目を向けることです。
見積もりやデータ入力など数字に関わること、事業スケジュールなどの時間に関わることは、重要度が高い事柄であることはもちろん、業務の進行途中で一度決定した事柄に変更が出た場合はかなり重要度が高いです。
「緊急度が低く、重要度が高い業務」の例としては、
- 誤字脱字などの文字校正
- 納品先や時間の再確認
- 数字や数式の確認
- スケジュールの進行状況の確認
- 企画書の内容の見直し、訂正箇所の確認
- クライアントや顧客からの要望や課題の見直し
上記の業務は、すぐにやらなくてはいけないものではないので、後回しにてパパッと片付けたくなるような内容ですが、中途半端にすると大きなミスにつながりやすいものばかりです。
ミスの発生を予防するには、「やることメモ」の記入の仕方を変えてみてください。
「緊急度」「重要度」で種類分けし、それぞれの業務を区分けしてみてください。また、自分が緊急な対応に追われているときほど、落ち着いて、業務対応の順序や内容を整理してみてください。
2歩先のやるべき業務をイメージする
例えば、納品先が変更になったという事件が起きた場合、
- 自分のメモにその旨を記入
- 運送会社に変更した旨を連絡
- 住所欄を変更する
- 上司に報告
- その他関係する社員に報告
と、細かくやらねばならない事が増えますね。その業務だけにバタバタと追われているわけにもいきません。
次の段階では、「納品先が変更になったら、どういう状態が起きるか」を、2，3歩先まで想定してみます。
納品先が変わったら、
- 時間内に届かなくなるかも
- 運送費が高くなるかも
- 他の納品物も納品先が変更になるかも
と、いくつか考えらる疑問点が出てきますね。
この「疑問」が出てくると、ミスが起きる前に、予防することができます。
自分が今やっている業務が進行してきたなら、次にはどういう展開になっているのかイメージすることが大事です。
また、自分の業務に関係する他者（他の社員や、外注さん、顧客や上司など）の立場にたってどう進捗していくかをイメージすることです。すると、「顧客には先に電話して確認しておかないと後々面倒くさいな～」なんていう、リスクを察知できる人になるはずです。
社内へ報告、連絡、相談を優先する
ミスが多い人は、1人で仕事を進行している場合が多いです。
ミスが起きることでクライアントや顧客からクレームが入り、売上に繋がらない自体が起きるのであれば、社内に多少迷惑をかけてでも、ミスが起こらないように社内の人間の手を借りて対処するべきです。
一緒に働いている社員の目的は皆同じで、会社の利益を創造することにあります。同じゴールに向かっているのに、売上がなくなる事態に繋がりかねないミスを防ごうとしているあなたに、1人で対応しろというのであれば、その会社の考え方や方針が間違っています。
自分に自信を持ってミスが起きる前に、積極的に第三者の協力を求めるべきです。
業務の中に再確認事項がある場合は、自分1人で何回も確認するのには限界があります。客観的な目線で、他者にも確認してもらうほうがリスクヘッジになります。
例えば、
誤字脱字、数字のチェックの方法
- 自分で確認
- 直属の上司に確認してもらう（確認してくれない上司ならメール報告しておく）
- その他の社員に確認してもらう
- 最後に自分で再確認
など、何重かにチェックを積み重ねることでも、事前にミスは防げます。
締め切り時間や忙しさにかまかけて、確認を怠ると、後々痛い思いをするのは自分です。
面倒くさいことになる前に、きちんと処理しておいたほうがいいのです。
仕事でミスが多い時に立ち直るには…
「ミスが起きる前に防げるなら、最初からそうしてるわ！」と感じる人も多いと思います。というか、ミスしない人間なんていませんし、最初からミスしないで仕事ができる人間のほうが気持ち悪いです。
しかし、リスクに対して正しい思考能力があるに事には越したことはないし、どんな仕事についても必要な能力になってきます。あまりにも「ミスしないように」と自分にプレッシャーをかけすぎると返って、仕事の効率が悪くなったり、ストレスが過大になったりするようなら、こう考えてください。
「ミスしたところで自分の命をとられるわけじゃないし、ミスしてしまったら、そのときにまた考えよう。」
ミスしたら謝るしかないです。いつまでも気にせずさっさと次に進んでみましょう。