やっと年末ですね。ゆっくり休めるぜ～と気を抜く前に新年を気持ちよく迎えるため、PCの掃除とPCの中に入っているデータを整理し、すっきりした状態で年末年始を迎えましょう。
仕事で一番無駄な時間は探している時間です。
整理整頓できないといつになっても業務を効率化できません。日常的に忙しい人は、気づかないうちにデータが散乱していることも少なくないはずです。
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仕事ができる人は常に整理・片付けをしている
仕事を効率良く進行させるためには、自分が使いやすいようにデータが整理してあり、デスクが片付いていることが大事です。
仕事ができる人は必ずと言っていいほどデスクがキレイです。
データの整理や片付けは、本来なら日常的に行ったほうがいいでしょう。でも、ほとんどの人が忙しさにかまかけて、整理するのは後回しにしがちです。
しかし、データの整理も大切な仕事の一部なんです。探し物があると時間効率が悪く業務にも影響が出ます。できるだけ整理整頓は日常的に行えるよう心がけてください。
PC本体やPCまわりを掃除する
・キーボードやマウスの中に詰まっているホコリを取りましょう。
キーボードは、裏返して軽くポンポンとホコリを出すか、エアダスターを使って吹き飛ばします。小さな隙間にホコリが蓄積すると使いずらいボタンが出てきたりしてしまいます。
手の油や汚れが付着している場合は、PC専用クリーナーで軽く拭き取りましょう。マウスも同様です。特にマウスの裏側はキレイにしてあげたほうが、センサーの反応やすべりもよくなります。
・ディスプレイ画面は普段からあまり触らないように心掛けたほうがいいですが、もし汚れがついていたら、これも専用クリーナーで押しつけないようにして軽く拭き取ってください。
・パソコン本体は、変にいじると大変なことになりかねないので優しくホコリを取る程度に。ファンなどがついている場合は、隙間に入り込んだホコリを軽く綿棒などで取りましょう。
PCに保存しているデータの整理をする
データ整理の仕方に自分なりのルールを決める
デスクトップの上に一時保管してしまう癖のある人はなおさらですが、自分でデータが見つけやすいようにルール作りをして、それを徹底することが大事です。
どのようにデータを分けるかルール作りをしてみましょう。
どういうルールでフォルダ分けするか
どのようにフォルダを分けるかは、自分の職種や業務内容によって使い勝手の良し悪しが決まってきます。
クライアントを多く抱えている法人営業の方は、クライアントごとにフォルダ分けしたほうがいいですし、個人営業で単発の仕事が多ければ、データの種類ごとに分けたほうが使いやすいですね。研究職や企画を担当している方は、プロジェクトごとにまとめたほうが資料を整理しやすいかと思います。
データの分け方一例
- クライアント、顧客別フォルダ
- データの種類別フォルダ
- プロジェクト別フォルダ
- 時間軸（週ごと、月ごとなど）別フォルダ
- データ形式別フォルダ など
自分の使いやすいルールで選別したらまたその中でもフォルダをつくり、同じデータをまとめて使いやすくしましょう。
もっと整理できる、一時保管フォルダとゴミ箱行きフォルダを使う
どこにしまえばいいか分からない仲間はずれのデータってありますよね。どこのフォルダにも属さないようなデータは、とりあえず保管する専用の「一時保管フォルダ」に入れておきましょう。
そのうち仲間になりそうなデータが集まったら、改めて新規フォルダを作成して整理します。
また、全く使わなくなったデータだけど捨てるのもどうか迷うデータはゴミ箱に入れる前に「ゴミ箱行きフォルダ」を作ってそこに数日寝かしておきましょう。一定期間を過ぎても使わないのであれば、その時にゴミ箱に捨てればいいと思います。
紙ベースの情報や資料はスキャンしてデータ化する
ファックスや会議資料など紙ベースのみの資料は、スキャンしてデータ化することで机のまわりがすっきりします。
ただし、書類の中にはスキャンしてデータ保存をしてはならないものもあります。「金額が3万円以上の契約書・領収書」「決算関係の書類」などはスキャンしてはいけません。念のため覚えておくといいでしょう。一般的な営業マンであれば無縁な方のほうが多いと思いますが、営業マンでも、手持ちの領収書や請求書などでまた清算できてないものがあれば、それは紙ベースでとっておいたほうが後日トラブルにもつながりにくいですね。きちんとまとめて紙ベースで保管しておきましょう。
今はやり取りが基本的にデジタルなのでペーパーレスが理想です。紙の資料を整理するのは面倒ですが、年末という1年に1度の機会に整理しておいたほうが楽ですね。
いかがですか？
・自分のルールを決めてフォルダ分けをする
・「一時保管フォルダ」と「ゴミ箱行きフォルダ」を上手に使う
・紙の資料はスキャンしてデータ化して整理する
年末という節目を意識して、仕事の効率化のために自分のデータの整理方法を今一度見つめ直してみてください。